为了推动机关涉密文件办理作业规范化、准则化、科学化，进步涉密文件处理作业的功率和质量，结合作业实践，制定本准则。

　　一、收文。收到上级或其他部分发来的文件后要实施签收手续，签收人应注明收到的详细时刻，书写其文件的全称。签收后要仔细核对信封号码、件数，开拆后要仔细核对文件的文号、件数与发文通知单是否相符，如有过失，应立即向有关部分反映，文件拆封应由文件办理人员或指定的人员担任，其他人员无权拆封。对注有领导同志“亲收”字样的函件，应由领导同志自己或指定的专人拆封。收文后要仔细填写收文挂号簿，将来文单位文件标题、文号、密级、份数、收到时刻等内容挂号清楚。

　　二、发文。分发上级来文和本单位构成的文件，要依据文件的内容和领导的指示定见确认文件分发规模。下发的文件要仔细实施文件、发文通知单、信封“三对照”，避免错发、漏发。外送的文件要在信封上加盖密级章。绝密文件要独自装封，封口处加贴“密封条”或加盖“密封”章。宣布的文件由收发员挂号后发放，收文单位签收，或由邮电局机要通讯宣布，禁绝捎带，不发挂号，更不得发平信。当日的文件要当日送完，不得积压或延误。

　　三、办文。文管人员依据领导的批办定见，仔细处理。在处理过程中，要注意掌握好每一个环节，交办有手续，回收有刊出。做到及时、不拖、不压、不误。对领导指示的查处件，要及时查看处理状况，树立催办记载，并定时向领导陈述。

　　四、传阅。依照上级有关规则和领导指示定见进行传阅，不得恣意扩展阅览规模。阅览文件要在办公室或阅文室内进行。传阅的文件要放在文件夹内，夹内要有目录、编号，以便查对。禁绝从夹内抽文件，不得横传或倒手转借。阅文人不在时，传阅夹要放入抽屉内落锁，禁绝堆积在办公桌上。

　　五、借阅。借阅文件要通过赞同，严厉借阅手续，期限退回。如需延伸使用时刻，须处理续借手续。外单位借阅文件，要持有介绍信，并契合阅文规则。借阅的文件要挂号，偿还后要及时刊出。

　　六、复印。不经赞同，不得随意复印上级文件和领导同志的说话。确因作业需要有必要复印时，要经发文机关赞同。要严厉挂号、办理准则，对复印的文件、材料，应与正式文件相同对待，仔细办妥分发手续，准时清退，不得丢失。

　　七、办理。涉密文件要存放在铁制橱内分类放置，常常清点核对。一月一整理，一季一核对，做到文件和挂号相符。如发现缺少，应及时查找。领导人参与上级会议带回的文件，要及时交文管人员挂号、保密。

　　八、清退。对下发的文件，要依照上级规则，仔细安排清退。每年要在上半年把清退作业完结。清退中缺少的文件要仔细安排查找。的确查找不到的要追究责任，落实到人，并作出恰当处理。

　　九、毁掉。各级党委、政府、各部分禁止私自毁掉涉密文件，毁掉涉密件要通过上级保密办理部分、本单位领导审阅赞同后方可毁掉。禁止向废品收购部分和摊贩出售内部文件、刊物和材料。